El email marketing para hoteles y casas rurales consiste en usar el correo electrónico para acompañar al huésped antes y después de su estancia y para invitarle a volver. El mensaje llega a personas que ya conocen el alojamiento y puede traer reservas directas. A cambio, exige respetar las reglas de consentimiento y de baja de la ley española.
Para qué sirve el email marketing en un alojamiento
- Preparar la llegada: menos llamadas con dudas y huéspedes que llegan sabiendo dónde aparcar y a qué hora entrar.
- Pedir una reseña al terminar la estancia, cuando el recuerdo está fresco.
- Conseguir que vuelvan: quien ya se alojó con usted conoce la casa, y si vuelve por su web la reserva no paga comisión. Lo explicamos en cómo conseguir reservas directas en una casa rural.
- Llenar fechas flojas: avisar de huecos libres entre semana o fuera de temporada.
Qué correos enviar y cuándo
| Cuándo | Qué correo | Para qué |
|---|---|---|
| Al confirmar la reserva | Fechas, importe, señal y condiciones | Dejar todo por escrito |
| Unos días antes de llegar | Cómo llegar, hora de entrada, qué traer | Evitar dudas y retrasos |
| Tras la salida | Agradecimiento y enlace para dejar reseña | Reseñas en Google |
| Antes de cada temporada | Novedades de la casa y de la zona, fechas libres | Que el huésped vuelva |
Los dos primeros forman parte de la reserva. Las ofertas y las novedades, en cambio, son comunicaciones comerciales y están sujetas a las reglas que se explican más abajo. Para la reseña, tenga en cuenta las normas de Google que resumimos en Perfil de Empresa en Google para una casa rural.
Modelo de correo para antiguos huéspedes
Lo que va entre comillas se sustituye por los datos de cada caso:
Asunto: Llega «la temporada o la fiesta de la zona» a «el nombre de la casa»
Buenos días, «el nombre del huésped»:
Hace «el tiempo que ha pasado» pasó usted unos días con nosotros en «el nombre de la casa». Le escribimos porque se acerca «la temporada, la fiesta o la actividad de la zona», una de las mejores épocas para venir.
Tenemos libres «las fechas disponibles». Puede verlas en el calendario de nuestra web, «la dirección de la web», o responder a este correo y se las reservamos.
Un saludo.
«El nombre del propietario», «el nombre de la casa», «la dirección y el teléfono de la casa».
Si no desea recibir más correos como este, escriba a «la dirección de correo para bajas» y dejaremos de enviárselos.
El correo identifica a quien lo envía, deja claro que es una propuesta comercial y ofrece la baja: tres requisitos de la ley.
Consentimiento y protección de datos
Estas son, en resumen, las reglas españolas para los correos comerciales. No es asesoramiento jurídico: ante una duda, consulte con un profesional.
- Regla general. El artículo 21 de la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información, prohíbe enviar por correo electrónico comunicaciones publicitarias o promocionales que el destinatario no haya solicitado o autorizado expresamente.
- Excepción para clientes. No hace falta esa autorización cuando hubo una relación contractual previa, los datos de contacto se obtuvieron de forma lícita y el correo ofrece productos o servicios de su propia empresa similares a los contratados.
- Baja en cada envío. En todo caso debe ofrecer la posibilidad de oponerse, de forma sencilla y gratuita, al recoger los datos y en cada comunicación. En el correo electrónico, mediante una dirección de correo u otra dirección electrónica válida; la ley prohíbe enviar correos que no la incluyan.
- Identificación. La comunicación debe ser identificable como comercial, y también quien la envía (artículo 20).
- Consentimiento válido. El Reglamento General de Protección de Datos exige una manifestación libre, específica, informada e inequívoca, por una declaración o una acción afirmativa clara. El silencio y las casillas ya marcadas no valen. Usted debe poder demostrar que obtuvo el consentimiento, y retirarlo debe ser tan fácil como darlo.
Si la reserva le llegó a través de un portal, revise qué datos de contacto le facilitó y en qué condiciones antes de escribir al huésped con fines comerciales.
La web puede ayudarle a cumplir: en el formulario de reserva, una casilla sin marcar para aceptar novedades y un texto que explique para qué se usará el correo.
Errores frecuentes
- Enviar ofertas a toda la agenda de contactos, incluidas personas que nunca se alojaron ni dieron permiso.
- Poner todas las direcciones en copia visible, de modo que cada destinatario ve el correo de los demás.
- Olvidar la forma de darse de baja o no atender las bajas que llegan.
- Correos que no se leen bien en el móvil o sin enlace a la web.
El correo es una pieza más del marketing para casas rurales, y funciona mejor cuando la web recoge bien el permiso del huésped. Si quiere una web preparada para ello, puede solicitar una propuesta.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar ofertas a quien se alojó en mi casa rural?
La Ley 34/2002 lo permite sin consentimiento expreso cuando hubo una relación contractual previa, los datos se obtuvieron de forma lícita y la oferta es de servicios propios similares a los contratados. Debe ofrecer la baja al recoger los datos y en cada correo, con una dirección válida para pedirla.
¿Vale una casilla ya marcada para aceptar correos?
No. El Reglamento General de Protección de Datos exige una manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca, mediante una declaración o una acción afirmativa clara, y señala que el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no constituyen consentimiento. La casilla debe aparecer sin marcar.
¿Cada cuánto conviene escribir a los antiguos huéspedes?
No hay una cifra que sirva para todos. Lo sensato es escribir cuando haya algo que contar: una temporada que empieza, fechas libres para un puente, una novedad en la casa o en la zona. Son preferibles unos pocos correos al año, útiles y bien escritos, a un boletín sin contenido.
¿Qué debe incluir cada correo comercial?
Que se vea claramente que es una comunicación comercial y quién la envía, como exige la Ley 34/2002, y una forma sencilla y gratuita de darse de baja, que en el correo electrónico debe ser una dirección de correo u otra dirección electrónica válida.
